ビジネスや会社の国際化が進み、英語で会議をする機会が増えています。
英語の会議では議事録も英語です。「議事録を作って」と依頼されたら、どのように議事録を書いたらいいでしょうか？
英語の議事録の作成方法を、フォーマットや各項目の書き方、送付メールの書き方、メモのコツの三つの面から解説します。
英語の会議についていけない人にも議事録が作成できる方法です。
議事録を英語でいうと？
議事録は英語では”minutes”です。発音はミニッツ。
時間の単位の「分」と同じ単語で、議事録の意味で使うときには常に複数形になります。
会議の議事録という意味の“meeting minutes”や、“MOM”もしくは”MoM”(=minutes of meeting)という略語もよく用いられます。
英語の議事録のフォーマット
英語の議事録を作成する場合、一般的には箇条書きが基本です。
重要なポイントだけを短くまとめ、すぐ読める議事録が望ましいとされています。
議事録の書式には、取締役会などのフォーマルな会議で使うクラシックなスタイル（WORDの英語フォーマット「Templates for keeping meeting minutes」参照）もありますが、ここではシンプルな議事録のテンプレートを紹介します。
テンプレート例
【会議名】
Location: 【場所】
Date and time: 【日時】
Attendance:
【出席者】
【出席者】
【出席者】
Agenda items
- 【議題】
【決定事項、議論の主な内容】
- 【議題】
【決定事項、議論の主な内容】
- 【議題】
【決定事項、議論の主な内容】
Action items / Next steps
- 【アクションアイテム、担当者、期限】
- 【アクションアイテム、担当者、期限】
各項目の詳しい書き方
議事録の各項目の書き方には明確なルールはありません。
チームの打ち合わせか、少し改まった会議かにもよりますが、日本の会社で違和感のない書き方の例を紹介します。
参加者の記載方法
・社内のみの場合：氏名のフルネーム（Mr.などの敬称なし）、役職、部署
例）Miki Suzuki, Manager, Promotion Dept.
・社外との会議の場合：Mr./Ms.と名字、役職、会社名
例）Mr.Bob Smith, Director, ABC Inc.
また、欠席者を”Absent”として記載する場合もあります。
記録者の表記方法、議事録の文末の書き方
記録者を表記するには以下の書き方があります。
・出席者の名前の後ろに”, Recording Secretary”（記録係）と書き添える
・議事録の本文より上の部分に、レターヘッドのように発行日と一緒に記載する
・議事録の最後に“Submitted by: 【氏名】, Recording Secretary”と書く
議事録の最後に書くと、日本語の「以上」のような締めのフレーズとして使えます。
アクションアイテム
アクションアイテムはTO DOとも呼ばれ、実行することを記載します。
プロジェクト会議などで項目数が多い場合には、「アクションアイテム」「担当者 (Owner(s))」「期限 (Deadline)」「状況 (Status)」をまとめて表にすると管理しやすくなります。（Excelで作成すると継続的なフォローに便利です）
文章で書く場合には、「主語 to 動詞 by 日付」の形で、担当者とアクションアイテム、期限を記載します。
例）Miki to make a promotion plan by the end of this month.（販売促進案作成 担当：鈴木 期限：今月末）
英語で議事録を送付するメール
英語の会議の議事録を送る場合にはメールも英語で書きます。
メールの件名は「Minutes of 【開催日、会議名】」など。一目で要件が分かるタイトルにします。
議事録を送る際のポイントは、なるべく早く送付し、議事録の確認を依頼することです。
短い議事録であれば添付ファイルにせず、メールに直接書いた方が読まれやすくなります。
添付ファイルで送る場合の例文はこちら。
Please find and review the full text of the minutes attached at your earliest convenience.
If any revisions or clarifications are needed, please let us know.
（添付した議事録本文を早めにご確認お願いします。修正点や疑問点がありましたらお知らせください。）
こちらの記事にメール例の全文を掲載しています。
議事録送付メールの書き方を解説！社内・社外・英語メールの例文
英語でメモを取るコツは？
「英語の会議が聞き取れない」
「メモを取るのが難しい」
そんな場合にも議事録のメモを取るコツがあります。
フォーマットを準備
英語の聞き取りに時間がかかるとメモが遅れがちになります。
議事録のフォーマットを準備し、参加予定者や議題は事前に書き込んでおきましょう。
会議中に書き取る言葉を減らせる上に、議事録の項目を意識しながらメモできるので、効率的にかつ整理されたメモが取れます。
質問する
まず事前準備として前回の議事録を読むなどして単語を予習します。
当日は分からないところがあればその場で聞きましょう。ほかの人が理解しているようだと気後れしますが、議事録作成者の仕事の一部です。
可能であれば、トピックスの終わりに確認として自分の理解した内容を伝えると、会議のまとめにもなりスムーズに確認できます。
また、新しい出席者がいた場合、議事録用に氏名を聞き取るのはかなり難しいです。名刺がないときは、本人か同じ部署の人に「スペリングを教えて」と頼んで書いてもらうと簡単です。
英語の聞き取りは文字起こしを活用
英語の読み書きが不安な場合には、サポートとして文字起こしを活用できます。
文字起こしとは音声を文字に書き起こすことです。
文字起こしをすると、聞き取れない発言を文字で読んで確認できます。
また、自分で英作文をしなくても、文章を加工して議事録を作成することが可能になります。
ライブ文字起こし
会議中に内容を確認したいときには、ライブ文字起こし機能が便利です。
英語の発言がリアルタイムで表示され、記録されます。
Googleドキュメントや、Microsoft Teams・ZoomなどのWEB会議システムに搭載されている機能です。
翻訳アプリ
日本語で内容を理解したいときは翻訳アプリを活用できます。
また、Microsoft TeamsやZoomなどの有料版にはライブキャプション（字幕）で日本語訳を表示する機能が付いています。但し、記録はできません。
文字起こし
発言の文章を加工して議事録を作りたいときや、内容を確認したいときには、録音して文字起こしをします。
英語対応の文字起こしアプリ・ツールを使うと、自動で英語の文字起こしが可能です。翻訳機能や話者識別機能などを使えるアプリもあります。
さらになるべく英語の修正を減らしたいときは、専門スタッフによる文字起こしがおすすめです。文字起こしの精度が高く、少ない修正・編集で議事録を作成できます。
コエラボでは日本語と英語の発言が混ざった音声データにも対応しています。
米国、英国、アジア圏など、さまざまな英語アクセントにも対応。
一般的な自動文字起こしでは難しい会議の文字起こしもお任せください。
まとめ・英語の議事録でも困らない！
英語の議事録を作成する際の、フォーマットや各項目の書き方、送付メールのポイント、メモのコツについて解説しました。
英語に苦手意識がある人も、文字起こしなどのサービスを使えば、英語の議事録をサクサク作成することが可能です。
専門スタッフによる文字起こしを上手に使い、効率的に英語の議事録を作成してください。
