会議や打ち合わせの議事録作成や、インタビュー記事の作成などで必要となるのが「文字起こし」の工程です。
普段から「文字起こし」の作業をされている方は「もっと効率的な方法がないか」と気になっているでしょう。一方、これから「文字起こし」に取り組む必要がある方の中には「文字起こしのやり方がわからない」「どういった方法があるのか知りたい」という方もいらっしゃるでしょう。
この記事では、文字起こしとは何か、基本的な方法や押さえるべきポイントについて解説します。
文字起こしとは
文字起こしとは、音声をテキストデータに書き起こす作業のことです。対象となる音声にはインタビューなどの取材音源、会議や打ち合わせ等の録音データがあります。
録音機器として従来はICレコーダーが主流でしたが、スマートフォンやパソコンで使用できるツールや、会議ソフトに録音機能が搭載されている場合も増え、多様化しています。
どういった機器・ツール・ソフトを使うのかも、文字起こしのポイントになります。こちらについては後ほど詳しく解説します。
また、より専門的な領域だと、裁判法廷用の証拠素材を文字起こしするといったケースもあります。これらは専門性と高い品質が求められるため、プロフェッショナルな技能が必要となります。
文字起こしは、「テープ起こし」「書き起こし」と呼ばれることもあります。いずれも同じものと考えて良いです。
文字起こしの方法
文字起こしには３つの種類があります。加えて、先に触れたようなソフト・ツールを使用するかどうかによって、進め方や効率が変わってきます。
文字起こしの３つの種類
文字起こしには、「素起こし」「ケバ取り」「整文」の３つの種類があります。
素起こし
音源の内容を、一字一句正確に文字に起こす方法です。「えー」「あのー」など、特に意味のない言葉や、言い淀んだ声などの音も全て文字に起こします。特に意味のない音も文字に起こすため、文章を読んでも内容を理解するのに苦労する可能性があります。一方で、一言一句文字に起こすため、裁判所に提出する際や研究用のインタビューに用いられることが多いです。実。
ケバ取り
「えー」「あのー」などの特に意味のない言葉や、言い淀みのある箇所などを取り除いて文字起こしする方法です。素起こしと比較すると無意味な文字が少なくなり、内容が把握しやすい文章になります。ニュアンス（語尾の「でしょ」「だよね」等話し口調）はそのまま残すため、会話の雰囲気を損なうことなく記録することができます。文字起こしを行う際の標準的な原稿のまとめ方となっております。
整文
整文は、無駄な音や言葉を取り除いたケバ取りの文章をさらに整え、わかりやすくする手法です。整文では、言葉の順序の入れ替え、語尾・文中の表現の統一なども行います。音源で何が話されているのか、説明されているのか、その内容を正しく理解する必要があり、文章を適時修正していくため、素起こしやケバ取りよりも時間がかかります。
ソフトやツールを使った文字起こし
最近は自動で文字起こしをしてくれるソフトやツールも増えています。
アプリタイプのツール、クラウド上で利用できるツール、オンライン会議の内容をほぼリアルタイムで文字起こししてくれるツールなどがあります。
これらソフト・ルーツは、オンライン会議の広がりに伴って利用者が増えているといわれています。一字一句、自ら書き起こすよりは効率的になる可能性が高いです。
とはいえ、ツールなどの文字起こしにもメリット・デメリットがあります。
メリット
・効率化を図ることができる
・人件費が削減できる
・多言語への翻訳などに対応している場合がある
デメリット
・録音環境が悪いと精度が落ちる
・人による確認、修正作業が必要になる
・基本的に素起こしのみの対応
急激に精度を高めている文字起こしツールですが、それでも完璧に文字起こしできるわけではありません。作業者の補助は期待できますが、自動文字起こしの結果は人力で確認し、修正する必要があります。
また、社名や人名といった固有名詞、専門用語、話し手が複数いる場合の聞き分けなどができないことも多いです。
多様化する文字起こしツール、その中には内容の要約機能を搭載したものもありますが、現状、精度としてはあまり高くないと言えます。前提の素起こしの仕上がりが正確でないので（人のテコ入れが必要）、要約データを鵜呑みにしたり、他者と共有したりするのは避けた方がよいでしょう。作業の補助的な機能として捉えた方がよいです。
どのソフト・ツールを用いて、どのように進めるのがよいのか、判断が必要です。
テキスト化にかかる作業を完全になくしたいのであれば、専門業者に外注する方法をおすすめします。文字起こしの外注について、次の項目で解説します。
文字起こしの外注を考えるべきケースと外注のメリット
先に述べた通り、一から人力で文字起こしをするにせよ、最初に自動文字起こしツールを利用するにせよ、作業には負担が生じます。シチュエーションや音源の状態にもよりますが、文字起こしをする場合、録音時間に対して４〜10倍以上の時間がかかるといわれています。
テキスト化にかかる作業を完全になくしたいときは、専門業者への外注も検討してみてください。
外注することで次のようなメリットが期待できます。
・効率化を図ることができる
・人件費が削減できる
・高品質になる
・専門性の高い分野の文字起こしにも対応してもらえる
これらは、プロフェッショナルな方に依頼した場合のメリットです。外注先によっては、次のようなデメリットが発生してしまうこともあります。
・情報漏洩
・品質が保たれない
・契約不履行
文字起こし作業を外注する場合、データを第三者へ渡す必要があります。そのため、情報漏洩が起きないとは言い切れません。重要なデータは自社で文字起こしを行う、事前に外注先と守秘義務契約を結ぶなど、対策を講じる必要があります。
また、専門業者に依頼するのであれば高い品質を期待できますが、個人である場合は技量を図り切れず、成果物の品質が期待と異なるケースもあります。
さらに、クラウドソーシングなどを経由して個人の方と契約する場合もあるでしょう。業務委託契約書を結ばず、口頭やメッセージのみでやりとりしてしまい、突然音信不通になってしまったというケースもあるようです。
いずれにせよ、依頼する前に信頼に値する相手かどうかしっかりと見極める必要があります。
もちろん、個人の方でも技術が高く、信頼できるプロフェッショナルはたくさんいらっしゃいます。「いい人を見つけるのが大変」というお声も耳にしますので、その場合は専門業者を頼ることもおすすめです。
まとめ
いかがでしたか？ 本記事では、本当に効率的な文字起こしの方法・考え方について解説してきました。
文字起こしには種類があり、補助してくれるツールもたくさんあります。選択肢が多いために、どういったやり方がよいのかわからないという方もいらっしゃると思います。
シチュエーションに差はあれど、文字起こしには多くの労力が伴うものです。たった１時間の打ち合わせであっても、一から文字起こしすると丸一日かかってしまったということもありえます。他の業務に集中したい、急ぎの案件があるといった場合は、大きな負担となってしまいます。
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効率と高い品質を求める方は利用してみてはいかがでしょうか？
