幅広い領域、様々なシーンで必要とされる「文字起こし」は、近年さらにニーズを高めているといわれています。
職場で「文字起こしをしておいて」と作業を頼まれることも多いでしょう。
文字起こしは時間のかかる作業です。
「文字起こしはなぜ重要なのか？」と疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では、文字起こしが重要な理由について詳しく解説します。文字起こしがなぜ大変なのか、外注するメリットも解説していますので、ぜひ、参考にしてみてください。
文字起こしとは何か
そもそも文字起こしとは何なのかを初めに説明します。
文字起こしとは、音声をテキストに書き起こす作業のことです。近年はパソコンなどでタイピングしていく方法が主流となっています。
似た言葉に「テープ起こし」「書き起こし」があります。語源などが異なりますが、いずれも同じ意味で使われると考えてよいです。
文字起こしが重要な理由
様々なシチュエーションで求められる文字起こしですが、共通するメリットは「情報を可視化できること」といえます。
音声や動画は、正確な発言内容や場の臨場感を残しやすいという特徴があります。しかし、後から内容を振り返るためには、データを再生して聞き返す・見返す必要があり、時間がかかってしまうので少し不便です。また、全体を把握するのに時間もかかります。確認したい部分がどのあたりかわからず、初めから何度も聞き直したり、うまく聞き取れず巻き戻しを繰り返したりすることもあります。
その場にいなかった人に内容を共有する際も、音声や動画のままだとチェックに時間がかかってしまい不便です。
文字として情報を可視化することで、内容が短時間で確認できるものにまとまり把握しやすくなります。確認したい箇所もわかりやすくなります。
議事録作成や記事作成などが控えている場合は、それらの作業のクオリティや効率にも影響します。
具体的なシチュエーションごとの重要性について解説します。
会議・打ち合わせ・ミーティング
会議や打ち合わせ、ミーティングを録音・録画することはかなり一般的になりました。録画・録音データを使って議事録などの資料を作成することも増えています。文字起こししておくことで次のようなメリットが見込めます。
・情報が網羅できる：文字起こしなしに議事録作成を進めてしまうと、メモや記憶が頼りになるため内容に抜けが生じる可能性があります。文字起こしをすることで全体を漏れなくテキスト化することができます。
・誰のどういった発言かが明確になる：記憶上だと、誰がどう発言していたかが曖昧になりがちです。音声・動画として残し、文字起こしでテキスト化することで、話者と発言が明確に整理されます。
・会議に参加していない人も素早く内容を確認できる：先に述べた通り、動画や音声をそのまま共有されると確認に時間がかかってしまいます。文字起こしすることで一度に視覚的に取得できる情報に変換されます。読んですぐ理解できる、おおよその内容・流れが掴みやすくなります。
インタビュー・ヒアリング・取材
インタビュー・ヒアリング・取材を行って、自社サイトに掲載する導入事例やオウンドメディアのコンテンツにつなげるケース、つまり外部に見せる情報としてまとめ上げるケースも多いです。
外部に見せる情報として次のような点を注意する必要があり、文字起こしが重要となってきます。
・事実に即した内容か：外に出す情報として正しいものであることが大前提です。嘘や偽りがないことはもちろん、都合の良い部分を過度に強調していないかなども重要な観点となってきます。これらは、インタビューを受けてくれた相手先からの信用にもかかわります。音声・動画の情報を正確に可視化した文字起こしのデータが重要な役割を果たします。
・関係者の確認を得ながら作業を進められるか：記事作成は関係者のチェックとすり合わせを行いながら進めていく必要があります。複数人の間で、確認やすり合わせ、修正を行い、やりとりが何度も往復することも多いです。各担当者が内容の振り返りを繰り返しながら行うため、文字起こしのデータがあるのとないのでは進行の円滑さが異なってきます。
セミナー・講演会・研修会
会によっては、レジュメ等の資料が用意され、それに基づいて進行されることもあるでしょう。しかし、大抵の場合、それらは会の中で話す内容をおおまかなにまとめたものであり、内容の詳細まで触れていないことが多いです。会全体の内容の記録物として、文字起こしのデータは重要な役割を担います。
メモやノートを取ることも内容を記録し情報を整理するために有効です。内容を漏れなく、正確に残したい場合は、録音しておいて後から文字起こしするのが便利といえます（録音してもよい会かどうかはあらかじめ確認しましょう）。
また、社内のセミナー、講演会、研修会の運営や進行に関わる部署であれば、文字起こしのデータを活用して、会に参加していない従業員の学びにもつながるような資料を作ることもできます。
YouTubeやSNSなどに投稿する動画
YouTubeやSNSなどに投稿する動画には、字幕やテロップが設定されているものがあります。映像・音声に加え、文字の情報が追加されることで次のようなメリットがあります。
・視聴者に正しい意図の言葉を示す：発言の中に同音異義語などがあったとしても、文字で示して捕捉することで、意図する解釈をされやすくなります。
・聞き取りづらい箇所のフォロー、音声が聞き取れない状態でも内容を把握できるようにする：音割れや音量が小さくなってしまう箇所、他の音とかぶってしまうといった箇所があっても、文字で内容を示すことができます。視聴者が一時的に音声を聴けない状況や、聴覚に障がいのある方もサポートすることができます。
・伝えたい部分を強調できる：動画の中で特に伝えたいこと、印象に残したいフレーズを、テキストとして強調することができます。
意外と大変な文字起こし
発言の数や音源の質にも左右されますが、全て人力で作業する場合、おおよそ次の時間がかかるとされています。
・１時間の音源で約３〜４時間
・時間がかかる仕上げ方、内容が専門的といった場合は10時間以上かかることも
例えば、１時間の会議の議事録作成のために数時間文字起こしの作業時間が必要となってくると、大きな負担です。
最近は、自動で文字起こしを行ってくれるアプリやツールがあるため、「文字起こしは大変ではない」と思う方もいらっしゃる方もいるかもしれません。
しかし、アプリやツールの機能は高まっているものの、人間が作業したようなクオリティには至っていないといえます。
そのため、まずアプリやツールで文字起こしをしたとしても、確認や修正の作業が必須となります。
文字起こしを専門業者に外注するメリット
文字起こしを外注することで次のようなメリットが期待できます。
・効率化や人件費削減につながる
・専門知識を活かして作業してもらえる
・高品質になる
・人の手による精密な作業が期待できる
プロの手による高品質と作業の負担ゼロを同時に実現することができます。
まとめ
いかがでしたか？ この記事では、文字起こしが重要な理由について詳しく解説してきました。
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