議事録作成は時間も手間もかかる仕事です。
「議事録作成の時間を短縮したい」
「もっとスマートに議事録を作りたい」
と思うことが多いのではないでしょうか？
本記事では議事録を早く・上手に・効率的に作成するコツを解説します。
議事録の書き方に困っている新人さんも、業務効率化を進めたい人も、上手に議事録を作るコツを見つけてください。
議事録の重要なポイントは？
議事録は会議の概要や議事内容を記録したものです。
議事録にはいろいろなタイプがありますが、一番重要なポイントは共通していて、会議の決定事項を確認することにあります。
このため議事録では結論や決まった宿題事項（タスク）など、決定事項を明確に書くことが大切です。
また、ビジネスではスピードも重要。会議後にすぐ仕事を進めていくために、議事録はなるべく早いタイミングで発行することも大事なポイントです。
このほか、議論の重要な意見や、個々の発言の記録が必要な場合もあります。
メモの取り方のコツ
上手な議事録の作り方には、メモの取り方と、メモを議事録にまとめる作業の2段階があります。
まずは上手なメモの取り方のコツを解説します。
会議の要点をつかむ
議事録のためのメモには2種類の重要なポイントがあります。
第1は「会議の要点」が分かること。会議で決まった方針やアクション、議論の要旨などです。記憶に残りやすい内容なので、メモは自分が見て思い出せる程度でOK。
大量にメモを書くより、会議をしっかり聞き、話の流れを整理して理解するのがコツです。
要点をつかんだ上でメモを取ると、議事録が書きやすくなり、また分かりやすい議事録になります。
忘れがちな情報をメモする
議事録のメモの第2の重要ポイントは「忘れがちな情報をメモする」ことです。
日時や数字、固有名詞などはメモしておかないと記憶があいまいになりがちです。
数字はその場で単位も確認してメモするのがコツ。
主要な意見の発言者名も議事録に必要なのでメモしておきましょう。
会議を録音する
会話形式や詳細に記録する議事録を作る場合には、もっと細かいメモが必要になる場合もあります。この場合、詳細なメモの役割は録音に任せるのがおすすめです。
議論を理解することを優先した方が、会議の要点が分かりやすい議事録になります。
但し、直接聞いた方が聞き取りやすく、身振りなどもあって理解しやすいので、上の2種類のメモは会議中に必ず取りましょう。
英語の会議など、聞き取りが不安な会議も録音すると安心です。
メモのスピードアップのコツ
「メモが追いつかない！」という場合には、事前準備でメモをスピードアップすることが可能です。
特に職場の新人など業務の知識が不足している人は、事前準備でメモのスピードが上がるだけでなく、議事録の内容も向上します。
フォーマットを用意
フォーマットを用意し、議題をコピーしておくのが速くメモを取るコツの一つです。
記入する文字が少なくなる上、迷わずに整理してメモできるので、速くキレイなメモが取れます。
前回のフォーマットか議事録があればもらいましょう。
会議を予習
話の予想が付くとメモを取るのが簡単になります。
会議の議題や資料を事前に読み、どんな議論になるか予測しておくのがコツです。
前回の議事録があればこれまでの経緯が分かります。
議題の中身や専門用語など分からないところは周囲の人に聞いておきましょう。
速く書く工夫
速く書くためのコツは、頻出する言葉をパソコンならWordなどで単語登録し、手書きならマークなどを決めておくことです。
タイピングが遅い人はパソコン作業の基本になるタッチタイピングの練習をおすすめします。
議事録のまとめ方のコツ
メモを議事録にまとめるときは、その議事録の目的や使い方を考え、重要な点を意識するのがコツです。
メモした内容を全部書き並べると文章が長くなり、書く時間が多くかかるだけでなく、読みにくくもなります。目的に応じた取捨選択や要約が必要です。
業務の打ち合わせや定例会議
一般的な議事録で重要な点は、会議で決まった結論やアクションを確認することです。
はっきり伝わるようにシンプルにまとめましょう。箇条書きでOKです。（職場の慣習がある場合には周囲の人に相談してください）
議事録が長い場合には、重要な決定事項は初めに明記します。
進捗確認のための会議
進捗確認のための会議では、現在の状況や目標を確認することが重要事項です。
計画表などを使い、見やすくまとめるのがおすすめです。
発言のニュアンスが重要な議事録
議事録によっては、発言の細部を正しく記録することが重要なものもあります。コンサルタントが顧客に提出する議事録などが代表的です。
関係部署の意見が食い違う会議の議事録などは、発言のニュアンスがずれてしまうとトラブルの元です。このような場合には、発言のニュアンスを正しく表現することを重視し、会話形式にする場合もあります。
シンプルにはっきりと
議事録は参加者や関係者が会議の内容を確認するものなので、サッと目を通せて内容が明確なことが大切です。
文章は短く、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を意識して、参加していない関係者にも分かるように書きましょう。
特に「誰が」は仕事では重要です。担当者不明の仕事が実行されることはほぼありません。
会議で実行項目が決まったら、担当者を確認し、議事録に明記してください。
長い議事録の作成時間を短縮するコツ
議事録作成にかかる時間を短縮するには、メモのスピードアップのところで紹介したフォーマットへの入力などが効果的ですが、長文の議事録では文章をまとめるのに長い時間がかかります。
長文の議事録やニュアンスが重要な議事録などは、録音して文字起こしを依頼することで、議事録作成にかかる時間を短縮することができます。
録音して文字起こしを依頼するメリット
文字起こしとは発言の音声を文字に変換することです。メモから文章を書く作業がなくなり、文字データを加工して議事録を作成できるので、時間の短縮になります。
また、確認用に録音する場合も、文字起こしを依頼すると、音声を聞くより短い時間で目を通すことができて作業性が上がります。
会議音声の文字起こしを参照データとして共有し、議事録は要点のみにするといった使い方も可能です。
文字起こしは専門業者に依頼
文字起こしを自分ですると多くの時間がかかります。議事録作成の時間を短縮して効率化するには、文字起こしの専門業者に依頼するのがコツです。
文字起こしには、スマートフォンやパソコンで操作できる自動文字起こしと、専門スタッフによる文字起こしの2種類があります。
文字起こしの精度（正確さ）が低いと修正に時間を取られるため、効率化のためには正確に文字起こしができるサービスを選ぶことが重要です。
社外秘の情報は情報セキュリティにも注意してください。
コエラボでは安心のクオリティとセキュリティで業務の効率化をお手伝いします。
まとめ・議事録のコツをつかんで効率化
議事録のメモの取り方のコツ、まとめ方のコツを解説しました。
仕事を習得中の人は事前準備でメモのスピードを上げることができます。
慣れている人は、作成する議事録の重要ポイントを見直し、議事録を最適化することで業務を効率化するのがおすすめです。
詳細な議事録を作る場合には、録音して専門業者に文字起こしを依頼すると、大幅に業務を効率化することができます。
議事録のコツをつかんで、議事録作成作業の効率を上げてください。
