会議の議事録を作成するとき、まず初めに確認したいのが議事録のフォーマットです。
これまで使っているフォーマットや前回の議事録があれば、議事録に求められている内容やボリューム感がつかめます。
ところが初めて開く会議などではフォーマットも前回の議事録もなく、まずフォーマットを選ぶところから始める必要があります。どんなフォーマットを選べばいいでしょ
本記事では議事録のフォーマットの選び方や、Word・Excelのどちらを選ぶべきかを解説し、使いやすいフォーマットを紹介します。
フォーマットを活用するメリット
議事録を作成する際にフォーマットを使うと、必要な情報を過不足なく盛り込むことができます。
特に前回の議事録やフォーマットがある場合には、その項目が議事録に求められていると考えられるため、基本的に踏襲することをおすすめします。
また、フォーマットの見出しに従って書くことで、迷わずに迅速に記入できる点もメリットです。会議中にある程度直接書き込めて効率的に議事録を作成できます。
読む人にとっても、探している情報を見つけやすく、読みやすい議事録になるというメリットがあります。
議事録のフォーマットの選び方
インターネットで探すと、項目の数や内容、書き方が違う議事録のフォーマットが多数見つかります。
議事録のフォーマットを選ぶ際は、会議の目的や種類に合ったものを選ぶのがポイントです。
会議の種類で選ぶ
一般的な会議では、項目が少ないシンプルなフォーマットを選ぶのがおすすめです。
押印欄など職場で必要とされる項目が不足している場合、その項目があるフォーマットを探すか、自分で欄を追加しましょう。
また、特定の会議向けのフォーマットもあります。会社の株主総会・取締役会や衛生委員会、一般社団法人・学校法人の理事会などは、議事録作成・保管が法律で義務付けられています。
これらの会議には法律で決められている記載事項があるので、専用のフォーマットを利用して、抜けがないように記入するといいでしょう。
実際のフォーマット例については後でまとめてご紹介します。
会議の目的で選ぶ
会議の目的や議事録の主な利用方法に合わせて、使いやすいフォーマットを選ぶのもポイントです。
「TO DO」または「実施項目」のリストがあり、担当者や期限などを書き込めるフォーマットを選ぶと、議事録を使ってタスク管理をしやすくなります。プロジェクト会議など、具体的な業務の打ち合わせに向いたフォーマットです。
「議題」や「報告」などの項目が中心のフォーマットは、定例会議など、報告がメインの会議の議事録に向いています。
議事録には決定事項などを短く列挙する議事録や、個別の発言を詳細に記録する議事録などがありますが、フォーマットとしては同じものでOKです。
記載内容は会議や議事録の目的に応じて、箇条書き、文章で要点のみ、会話形式など、適切な書き方を選んでください。
Word・Excelどちらがいい？
議事録のフォーマットにはWordのものとExcelのものがあります。どのように選ぶと良いでしょうか？
Word
議事録のフォーマットの多くはMicrosoft Word（ワード）で作られています。文章が中心の議事録であれば、Wordのフォーマットから選ぶといいでしょう。
Wordには文章校正機能があり、また印刷するときに文字が隠れたりしないことも議事録に向いています。
同様にGoogleドキュメントも利用できます。普段Googleドキュメントを使っている職場であれば作成して共有すると便利です。Googleドキュメントでは音声入力機能による自動文字起こしも利用できます。（句読点は入りません）
Excel
表を活用するならMicrosoft Excel（エクセル）が便利です。
プロジェクト会議など進捗管理が中心の場合には、Excelで議事録を兼ねて管理表を作り、今回の状況を追記していくと、簡単に議事録ができてタスク管理も容易になります。
こちらも普段Googleスプレッドシートを使っている職場であれば、Googleスプレッドシートを作成して共有すると便利です。
議事録のフォーマット例
では実際の議事録のフォーマットの例を紹介します。
議事録のフォーマットのサンプル
この例では、議題ごとに決定事項と討議した内容、TO DOをまとめています。
簡潔に箇条書きで記入することもでき、詳細に会話形式で書くのにも使える書きやすいフォーマットです。
WordでもExcelでも簡単に作成できます。短ければメールに直接書いて送ってもOKです。
無料でダウンロードできるフォーマット
・幅広く使えるフォーマット (PDF/Word)
アドビ株式会社「【無料】議事録作成用のテンプレート」
議論の内容・決定事項・保留事項・タスク・次回の会議日程の項目があり、使いやすいフォーマットです。PDFでダウンロードし、Wordに変換します。
・幅広く使えるフォーマット (Excel)
テンプレデポ「シンプル・フラット」
会議の開催情報のほかは、議題・目的・内容・決定事項の項目に絞ったシンプルなデザインで、見やすいフォーマットです。
・タスク管理に重点を置いたフォーマット (Word)
Microsoft「議事録（シンプル）」
実施項目のリストがあり、タスク管理に重点を置いたフォーマットです。
Microsoftのフォーマットはおしゃれなデザインのものなど種類が豊富ですが、日本ではそのまま使いづらいものもあり、カスタマイズして使うのがおすすめです。「所有者」は「担当者」に書き換えてください。
・PTA議事録のフォーマット (Word)
Microsoft「PTA議事録」
PTA運営委員会の議事録用に、議題の例が記入されています。
・衛生委員会議事録のフォーマット (Word)
労働者健康安全機構「議事録フォーマット（例）」
・株主総会議事録・取締役会議事録の例 (PDF)
法務局「添付書面の記載例【株式会社設立登記申請書（取締役会設置会社で役員全員重任）】」
株主総会議事録の例が2ページに、取締役会議事録の例が6ページに掲載されています。
ほかの会社・団体や使用場面の例も、法務局のウェブサイトの検索キーワード入力欄で検索すると探せます。
議事録を作成する方法を決める
議事録のフォーマットを選んでイメージがつかめたら、もう一つ決めることがあります。それは録音の有無です。
作成する議事録が、例えば会話形式で詳細に記述するものだったり、長時間の会議だったりする場合には、メモが取りきれない可能性が高く、録音する必要があります。
また、議事録の重要性が高い会議も念のため録音した方がいいでしょう。
大変な議事録は文字起こしで効率的に作成
このような長い議事録・重要な議事録を作成するのは時間も手間もかかる大変な作業です。
迅速に議事録を作るには、録音して文字起こしサービスを使うという方法があります。
発言が音声から文字に書き起こされるので、曖昧な記憶やメモから文章を書く必要がなく、議事録作成作業を効率化することが可能です。
文字起こしの精度（正確さ）が高いほど、修正作業が少なく議事録作成が簡単になります。
コエラボでは専門スタッフが文字起こしを担当し、安心のクオリティでお届けいたします。
議事録のボリュームや重要度に合わせて、効率的な作成方法をご検討ください。
まとめ・フォーマットを活用して効率的に議事録を作成
議事録のフォーマットの選び方と、Word・Excelの使いやすいフォーマットを紹介しました。
議事録作成は会議に欠かせませんが、時間がかかることが多い仕事です。フォーマットや文字起こしサービスを上手に活用して効率的に議事録を作成してください。
